വിദൂര തൊഴിൽ സേനയെ വിന്യസിക്കൽ: വിജയം നേടാനുള്ള വഴികൾ

കോവിഡ് 19 ലോകമാകെ പടർന്നു പിടിക്കുമ്പോൾ ബിസിനസ് നേതൃത്വം പൊതുവെ അഭിമുഖീകരിക്കുന്ന ഒരു പ്രശ്നം വിദൂരത്തിരിക്കുന്ന ജീവനക്കാരുടെ കാര്യക്ഷമമായ വിന്യാസമാണ്. കഴിഞ്ഞ രണ്ടു ദശാബ്ദക്കാലമായി മനുഷ്യരാശി ലോകമെമ്പാടുമായി ചിതറിക്കിടക്കുന്ന ഒരു വർക്ക് ഫോഴ്സ് ആണ് യുഎസ്ടി ഗ്ലോബലിനുള്ളത്. റിമോട്ട് വർക്കിലെ വിജയം കമ്പനിയെ സംബന്ധിച്ച് അനിവാര്യമാണ്. കോവിഡ്-19 പശ്ചാത്തലത്തിൽ റിമോട്ട് വർക്കിലേക്ക് ചുവടുമാറ്റുന്ന കമ്പനികൾക്കായി ഞങ്ങളുടെ ചില അനുഭവപാഠങ്ങൾ പങ്കുവയ്ക്കട്ടെ.

ആശയവിനിമയം മെച്ചപ്പെടുത്തൽ

റിമോട്ട് വർക്കിലെ ടീമംഗങ്ങൾക്കിടയിലെ ആശയ വിനിമയം ഫലപ്രദവും കാര്യക്ഷമവുമാക്കാൻ വ്യക്തമായ കമ്യൂണിക്കേഷൻ പ്രോട്ടോക്കോളുകളും കുറ്റമറ്റ ചാനലുകളും വേണം. കൂട്ടായ പ്രവർത്തനത്തിന്റെയും ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയത്തിന്റെയും അന്തരീക്ഷവും സംസ്കാരവും തുടക്കം മുതലേ ഉറപ്പാക്കേണ്ടതാണ്. പരസ്പരമുള്ള ആശയ വിനിമയത്തിൽ നാം നൽകുന്ന പ്രത്യേക ഊന്നൽ ഐസലേഷൻ പ്രശ്നങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കും. സഹപ്രവർത്തകരുമായി വൈകാരികവും സാമൂഹികവുമായ അടുപ്പം വർധിപ്പിക്കാനുള്ള അവസരങ്ങളും സൃഷ്ടിക്കപ്പെടും. ആശയവിനിമയോപാധികളിൽ വരുന്ന അടിക്കടിയുള്ള മാറ്റങ്ങളെ ഉൾക്കൊള്ളുന്നതാവണം തൊഴിലിടമെന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടതുണ്ട്. സുതാര്യതയെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതും. മുഖാമുഖമുള്ള ആശയ വിനിമയത്തിന് അവസരം നല്കുന്നതുമായ സാങ്കേതിക വിദ്യയിലാണ് മുതൽ മുടക്കേണ്ടത്.

കൂട്ടായ്മ ശക്തിപ്പെടുത്തൽ

വെർച്വൽ ടീം മീറ്റിങ്ങുകൾ സമയാസമയങ്ങളിൽ നടക്കുന്നത് ഐസലേഷൻ സമ്മർദങ്ങളെ കുറയ്ക്കാൻ ഒരു പരിധി വരെ സഹായകമാകും. വൺ-ടു-വൺ ചെക്ക് ഇന്നുകളും ഇക്കാര്യത്തിൽ ഫലപ്രദമാണ്. എന്നാൽ ഇക്കാര്യത്തിൽ നിർണായകമായത് മുഖാമുഖമുള്ള ആശയവിനിമയം തന്നെ. ടീമംഗങ്ങളെ മുഴുവൻ സമയവും സജീവമായി നിലനിർത്താൻ ഇത് അനിവാര്യമാണ്. വെർച്വൽ ബുക്ക് ക്ലബുകൾ പോലെ, നിർബന്ധിതമല്ലാത്ത, എന്നാൽ  താൽപര്യമുണ്ടെങ്കിൽ മാത്രം പങ്കെടുക്കാവുന്ന, അനൗപചാരിക വെർച്വൽ കൂട്ടായ്മാ രീതികളും സ്വീകരിക്കാം.ഇതിന് ഇ-മെയ്ൽ സന്ദേശങ്ങൾ മാത്രം പര്യാപ്തമാവില്ല. ഇൻസ്റ്റന്റ് ആയ, വേഗത്തിൽ പ്രതികരണം ലഭ്യമായ, സംവിധാനങ്ങളാണ് ഫലപ്രദം.

സൈബർ സുരക്ഷ

സ്ഥാപനം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഡേറ്റ 'സെൻസിറ്റീവ് ' ആണെങ്കിൽ, റിമോട്ട് വർക്കുകൾ ഒരേസമയം അപകടകരവും വെല്ലുവിളികൾ നിറഞ്ഞതുമാവും. വിവരങ്ങൾ ചോരാനുള്ള സാധ്യതകൾ ആശങ്ക വർധിപ്പിക്കും. വീട്ടിലിരുന്ന് ജീവനക്കാർ വയർലസ് നെറ്റ്‍വർക്കുകൾ മുഖേന ബന്ധപ്പെടുന്നതും പബ്ലിക് വൈഫൈ സംവിധാനത്തിലൂടെ ഒട്ടും സുരക്ഷിതമല്ലാത്ത രീതിയിൽ കോർപറേറ്റ് അക്കൗണ്ടുകൾ തുറന്ന് പ്രവർത്തിക്കുന്നതും ആശങ്ക ഉയർത്താൻ ഇടയുണ്ട്. വ്യക്തമായ മാർഗനിർദേശങ്ങൾ പിന്തുടരുന്നത് വഴി സൈബർ സുരക്ഷാ വെല്ലുവിളികളെ ലഘൂകരിക്കാൻ കഴിയും. അക്കൗണ്ടുകൾക്ക് കരുത്തുള്ള പാസ്കോഡുകൾ‌, ടൂ ഫാക്റ്റർ ഓതന്റിക്കേഷൻ, ഫയർവോളുകള്‍ എന്നിവ ഏർപ്പെടുത്തണം.

ബിസിനസ് കണ്ടിന്യുവിറ്റി പ്ലാനുകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കൽ 

ഉപയോക്തൃ അടിത്തറ വിപുലമാക്കുന്നതിനൊപ്പം നിലവിലുള്ള കസ്റ്റമേഴ്സിനെ നിലനിർത്തുന്നതും കമ്പനികളെ സംബന്ധിച്ച് പരമപ്രധാനമാണ്. ബിസിനസ് കണ്ടിന്യുവിറ്റി അഥവാ വ്യാപാര തുടർച്ച നിലനിർത്തുന്നതിൽ റിമോട്ട് വർക്ക് നിർണായക തന്ത്രം തന്നെയാണ്. ഉല്പാദനക്ഷമതയിലെ കുറവ് നഷ്ടസാധ്യത വർധിപ്പിക്കുന്നതിനാൽ, വ്യക്തമായ നയങ്ങളും നടപടിക്രമങ്ങളും ഇക്കാര്യത്തിൽ അനിവാര്യമാണ്. അതിലൂടെ മാത്രമേ കാര്യക്ഷമത ഉറപ്പാക്കാനാവൂ. വിദൂര ജോലിയിൽ നിയന്ത്രണങ്ങൾ കുറവാണ്. വിദൂര ഇടങ്ങളിലെ ജീവനക്കാരെ നിയന്ത്രിക്കുന്നതും അവരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ മുഴുവനായി മോണിറ്റർ ചെയ്യുന്നതും ഏതാണ്ട് അസാധ്യമാണെന്നു തന്നെ പറയാം. വർക്ക് - ലൈഫ് ബാലൻസ് നിർബന്ധമായും പാലിക്കണം. ചെയ്യേണ്ട ജോലി വീഴ്ചകൾ കൂടാതെ, മികവുറ്റ രീതിയിൽ നിർവഹിക്കുന്നതുപോലെ പ്രധാനമാണ് ശരിയായ സമയത്ത് അതിൽ നിന്ന് വിടുതൽ നേടുന്നതും. സാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ സഹായത്താൽ ഈ പ്രശ്നങ്ങൾക്ക് പരിഹാരം കാണാനാകും. ടീമിന്റെ ദൗത്യങ്ങളെ മുൻഗണനാ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ക്രമീകരിക്കാനും, കൃത്യസമയത്ത് നൽകുന്ന ഫീഡ്ബാക്കിലൂടെ ജോലിഭാരം ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനും ടീമിനെ അത് പ്രാപ്തമാക്കും. 

English summary:Remote Work Experiences from UST Global COO