എനിക്കൊന്നിനും സമയം കിട്ടുന്നില്ല എന്ന പരാതി ഇനി വേണ്ട; സമയമാനേജ്മെന്റ് ഇങ്ങനെ ശീലിക്കാം

‘സ്വർഗ്ഗവും നരകവും കാലമാം കടലിൻ അക്കരെയോ ഇക്കരെയോ?’ എന്ന ചോദ്യം  വയലാർ രാമവർമ്മയുടേത്. കാലം കടലാണെന്നു തീർച്ച. അതിന്റെ  മറുകരയെത്താൻ പ്രയാസം  വരാം. മനസ്സുവച്ചാൽ അതും കഴിയും. നിങ്ങളുടെ സമയം നിങ്ങൾക്കു നിയന്ത്രിക്കാം. കാലവും സമയവും നേരവും തെല്ല് അർത്ഥവ്യത്യാസമുള്ള വാക്കുകൾ. ‘എനിക്കൊന്നിനും സമയം കിട്ടുന്നില്ല’ എന്ന പരാതി പലരും പറയാറുണ്ട്. പക്ഷേ ഇങ്ങനെ ഒഴുക്കനായി  പറയുന്നതല്ലാതെ സമയത്തെ വരുതിക്കു നിർത്താൻ ചുരുക്കം പേരേ  ശ്രമിക്കാറുള്ളൂ. നിശ്ചയദാർഢ്യത്തോടെ ശ്രമിച്ചാൽ നമുക്ക് ആവശ്യമുള്ളതിനെല്ലാം സമയം കിട്ടുംവിധമുള്ള ആസൂത്രണം സാധിക്കും.

ശാശ്വതമൂല്യമുള്ളവയടക്കം 37 നാടകങ്ങൾക്കു പുറമേ കവിതകളുമെഴുതിയ ഷേകസ്പിയർ, 1976ൽ എഴുതിയ 23 നോവലുകളുൾപ്പെടെ 723 നോവലുകൾ രചിച്ച ബർബാറ കാർട്‌ലൻഡ് (1901–2000), ശാസ്ത്രീയ കണ്ടുപിടിത്തങ്ങളുടെ എണ്ണത്തിൽ ആർക്കും തകർക്കാനാവാത്ത റിക്കോർഡിട്ട്  1,093 പേറ്റന്റുകൾ നേടിയ തോമസ് എഡിസൻ, സൂര്യനസ്തമിക്കാത്ത ബ്രിട്ടീഷ് സാമ്രാജ്യത്തിനെതിരെ പടനയിച്ച് ഭാരതത്തെ സ്വതന്ത്രയാക്കിയ ഗാന്ധിജി എന്നിവർക്കെല്ലാം ദിവസത്തിൽ 24 മണിക്കൂർ മാത്രമേ ഉണ്ടായിരുന്നുള്ളൂ. പക്ഷേ അവർക്കെല്ലാം സമയം വേണ്ടവണ്ണം വകയിരുത്തുന്നതിൽ നിഷ്ഠയുണ്ടായിരുന്നു.

ഇത്തരം എത്രയോ മഹാമനുഷ്യരുടെ വിജയകഥകൾ മുന്നിലുള്ളപ്പോഴാണ് നമ്മുടെ ചില കുട്ടികൾ ‘അയ്യോ! കോളജ് തുറന്നാൽ സ്കൂളിലെ ക്ലാസും ഓൺലൈൻ ക്ലാസും കൂടിവന്ന് ഒന്നിനും നേരം കിട്ടാതാകും’ എന്നു ഭയപ്പെട്ടു പരാതി പറയുന്നത്. നിങ്ങൾ ഏറെ നേരം പാഴാക്കുന്നെന്നു പറഞ്ഞാൽ, മിക്കവരും സമ്മതിക്കില്ല. ഇക്കൂട്ടർ നടത്തേണ്ട ലഘുപരീക്ഷണമുണ്ട്. ഒരു കടലാസെടുത്ത് ദിവസത്തെ ഓരോ  15 മിനിറ്റും അടയാളപ്പെടുത്തി, എന്തു ചെയ്തിരുന്നുവെന്ന് എഴുതുക. കൂട്ടിനോക്കുമ്പോൾ കൂടുതൽ നേരവും ഏർപ്പെട്ടിരുന്നത് ഒഴിവാക്കിയാൽ യാതൊരു തകരാറും വരാത്ത കാര്യങ്ങളാണെന്നു കാണാം.

പിന്നെയൊരു കൂട്ടരുണ്ട്. ‘എനിക്ക് ചെയ്തുതീർക്കാനാവാത്തവിധം നൂറു കാര്യങ്ങളുണ്ട്. ഒന്നും ചെയ്യാനാവുന്നില്ല’ എന്നു സ്ഥിരം പരാതി പറയുന്നവർ.. കടലാസെടുത്ത് കാര്യങ്ങൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക. 10 കാര്യങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, അവ ഏറ്റവും പ്രയാസമുള്ളതു മുതൽ ഏറ്റവും എളുപ്പമുള്ളതു വരെ ക്രമത്തിലെഴുതുക. ഏറ്റവും പ്രയാസമുള്ളതു മാത്രം മറ്റൊന്നിലും ശ്രദ്ധിക്കാതെ ചെയ്യുക. അടുത്തത് രണ്ടാമത്തേത്, അങ്ങനെ മുറയ്ക്ക്. രണ്ടോ മൂന്നോ ദിവസം കൊണ്ടു കുടിശ്ശിക തീരും. പുതിയ കാര്യങ്ങൾ വരും. അവയെയും ഈ രീതിയിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുക. ഒന്നു ചെയ്യുമ്പോൾ അതിൽ ഏകാഗ്രത നിർബന്ധം. പലതും തൊട്ടുതൊട്ടു പോയാൽ ഒന്നും തീരില്ല. സാധാരണമായി നാം ഏറ്റവും എളുപ്പമുള്ളതാകും ചെയ്യുക. വിഷമമുള്ള  കാര്യം അനന്തമായി നീളും.

മാറ്റിവയ്ക്കുന്ന ശീലമാണ് കർത്തവ്യങ്ങൾ കുമിഞ്ഞുകൂടാനിടയാക്കുന്നത്. ഒന്നും വൈകിക്കാതിരിക്കാം, ചില പ്രശസ്തമൊഴികൾ : 

Time and tide waits for no man.

Procrastination is the thief of time.

If you go by the street of ‘By and By’, you will reach the village of ‘Never’

Strike while the iron is hot

നാളെ നാളെ നീളെ നീളെ

കാലത്തേ വിതച്ചാൽ നേരത്തേ കൊയ്യാം

ഇന്നു ചെയ്യാവുന്നതു നാളത്തേക്കു വയ്ക്കരുതെന്ന്  ബെഞ്ചമിൻ ഫ്രാങ്ക്ലിൻ. Better late than never എന്ന മൊഴിക്ക് രസകരമായ അനുബന്ധമുണ്ട് : But never late is better. 

‘കാലത്തെ നിരൂപിച്ചു കല്പിച്ചു നിശ്ചയിച്ചോ–

രാലസ്യം മദ്ധ്യേ തുടങ്ങീടാതെ കർമ്മം ചെയ്തു

കാലവുമവന്ധ്യമാക്കിക്കൊണ്ടു വശ്യാത്മാവായ്

പാലിച്ചു പുരുഷാർത്ഥം വാണീടുന്നവൻ വിദ്വാൻ’ – (മഹാഭാരതം, വിദുരവാക്യം, എഴുത്തച്ഛൻ). നിശ്ചയിച്ച കാര്യം ഇടയ്ക്കു മടിപിടിക്കാതെ ചെയ്യണമെന്ന് വിവേകത്തിന്റെ പ്രതീകമായ വിദുരർ.

പ്രചാരമേറിയ ചർച്ചാവിഷയമാണ് സമയമാനേജ്മെന്റ്. പക്ഷേ കാലാവസ്ഥയുടെ കാര്യത്തിലെന്നപോലെ മിക്കവരും ഇതു ചർച്ചയിലൊതുക്കും ഒന്നും ചെയ്യില്ല. സമയമാനേജ്മെന്റെന്നാൽ ജീവിതമാനേജ്മെന്റ് തന്നെ. സമയം പറന്നു പോകുമെന്നതു സത്യം. പക്ഷേ പൈലറ്റ് നിങ്ങളാണെന്ന് ഓർത്താൽ രക്ഷപെട്ടു. നിങ്ങളുടെ പോക്കറ്റിലെ പണംപോലെയാണ് സമയം. എങ്ങനെ ചെലവാക്കണമെന്നു തീരുമാനിക്കുന്നതു നിങ്ങൾ തന്നെ. ആത് എങ്ങനെ ചെലവാക്കണമെന്ന് അന്യർ തീരുമാനിക്കാൻ ഇട നൽകരുത്. ‘സമയം നാമുണ്ടാക്കുന്നതാണ്. എനിക്കു സമയമില്ലെന്നു പറയുന്നയാൾക്ക് അതു വേണ്ടെന്ന ചിന്തയാണ്’ എന്നു ചൈനീസ് ദാർശനികൻ ലവൊട്സു. ശക്തിയേറിയ രണ്ടു പോരാളികൾ സമയവും ക്ഷമയും എന്ന് ടോൾസ്റ്റോയ്.

മൂന്നാംക്ലാസ് നിലവാരത്തിലുള്ള ചെറുകണക്കു കൂട്ടിയാൽ ഒരു രഹസ്യം തെളിഞ്ഞുവരും. ‘ഞാൻ ദിവസവും  ഒരു മണിക്കൂർ നേരമേ ടിവി കാണാറുള്ളൂ.’ ഇത് ചെറിയ നേരം, അല്ലേ? ഇഷ്ടമുണ്ടെങ്കിൽ അതിൽക്കുടുതലും കണ്ടുകൊള്ളുക. പക്ഷേ ദിവസം ഒരു മണിക്കൂറെന്നത്, വർഷത്തിൽ 365 മണിക്കുറാകും. 360 = 15 x 24 എന്ന കണക്കു മറക്കേണ്ട. അപ്പോൾ ആണ്ടിൽ 15 ദിവസം രാപകൽ നിങ്ങൾ  ആ പെട്ടിയുടെ മുന്നിലിരിക്കുകയാണ്. ദിവസം 2 മണിക്കൂർ ടിവി കാണുന്നയാളിന്റെ കലണ്ടറിൽ സെപ്റ്റംബർ മാസമില്ലെന്നു കരുതാം! േനരം വകയിരുത്തുന്ന രീതി ജീവിതത്തെ രൂപപ്പെടുത്തുന്നു.

‘ ‘ഞാൻ ബിസിയാണ്’ എന്ന് ചുമ്മാ പറഞ്ഞിട്ടു കാര്യമില്ല. ഉറുമ്പും ബിസിയാണ്. എന്തു കാര്യത്തിലാണ് നിങ്ങൾ ബിസി ആയിരിക്കുന്നത് എന്നു ചോദിക്കൂ.

നേരം ലാഭിക്കാൻ ചില ഫോർമുലകൾ

ചെയ്യുന്ന നേരത്തേക്കാൾ പ്രധാനം പ്രവർത്തനക്ഷമത എന്നു കരുതുക

എന്തു ചെയ്യുമ്പോഴും ഏകാഗ്രത പുലർത്തുക

ഒരുമിച്ചു ചെയ്യാവുന്നത് അങ്ങനെ (ട്രെയിൻ യാത്രയിലെ നോവൽവായന പോലെ)

നിത്യവും ചെയ്യേണ്ട കൃത്യങ്ങൾ കുറിച്ചുവയ്ക്കുക

പലേടത്തു പോകേണ്ടപ്പോൾ റൂട്ട്മാപ് മനസ്സിൽവച്ച് യാതാദൂരം കുറയ്ക്കുക

മേശപ്പുറവും പ്രവർത്തനസ്ഥലവും ചിട്ടയൊപ്പിച്ച് ശുചിയാക്കി  വയ്ക്കുക

വാരാന്ത്യത്തിൽ പ്രവർത്തനസ്ഥലം വിശേഷിച്ചു ശുചിയാക്കുക. കമ്പ്യൂട്ടറുപയോഗിക്കുന്നവർ കാലഹരണപ്പെട്ട ഫയലുകൾ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക

പ്രശ്നങ്ങൾ മുളയിലേ നുള്ളുക. വളർന്നാൽ അവ സങ്കീർണമായി നേരം പാഴാക്കും

ചെറുമീറ്റിങ്ങുകൾ തുടങ്ങേണ്ട നേരം പോലെ അവസാനിക്കേണ്ട നേരവും കാലേകൂട്ടി നിശ്ചയിക്കുക

സാധാരണ കാര്യങ്ങളിൽ പരിപൂർണതയ്ക്കു വാശിപിടിക്കാതരിക്കുക

ജോലിസംബന്ധമായ സംഭാഷണവും എഴുത്തുകുത്തും കാര്യമാത്രപ്രസക്തമാക്കുക

സമയം പാഴാകാറുള്ളതെവിടെയെന്നു കണ്ടെത്തി, പരിഹരിക്കുക

തപ്പൽനേരം (പരതൽനേരം) ഒഴിവാക്കാൻ എല്ലാറ്റിനും നിശ്ചിതസ്ഥാനങ്ങൾ ഉറപ്പാക്കുക

അധികാരസ്ഥാനത്തിരിക്കുന്നവർ കൃത്യങ്ങൾ വീതിച്ചു നൽകുക

ഇന്നപ്പോൾ ഇന്ന ജോലി തീർക്കും എന്നു നിശ്ചയിച്ചിട്ടു തുടങ്ങുക. തെല്ലു വൈകിയാലും അന‌ന്തമായി നീളില്ല

ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ ‘വേണ്ട’, ‘വയ്യ’ എന്നു പറയാനും ശീലിക്കുക

‘എത്ര ശപിച്ചാലുമെത്ര കരഞ്ഞാലും പിന്തിരിഞ്ഞെത്തില്ല പോയ കാലം’ എന്ന വരിയിലുമുണ്ടു കാര്യം.

Content Summary : B.S. Warrier Column - Tips for Effective Time Management