വെറുതേയങ്ങ് അയക്കാനുള്ളതല്ല ഇമെയിൽ, അതിലും ചില മര്യാദകളുണ്ട്

തപാൽക്കത്തുകളെ അപേക്ഷിച്ച് പല സൗകര്യങ്ങളുമുള്ള ഇമെയിൽരീതി ഇന്ന് സാർവത്രികമായി. സുഹൃത്തുക്കളുമായുള്ള ഇമെയിലിൽ ചിട്ടയൊന്നും പാലിച്ചില്ലെങ്കിലും തകരാറില്ലായിരിക്കാം. പക്ഷേ ജോലിസ്ഥലത്തെ ഇമെയിലിൽ നിശ്ചയമായും പാലിക്കേണ്ട പല മര്യാദകളുമുണ്ട്. തൊഴിലന്വേഷകർക്ക് ഇക്കാര്യത്തിൽ വ്യക്തമായ ബോധം വേണം. സുപ്രധാന കാര്യങ്ങൾ താഴെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

∙കത്ത് ഏതു  വിഷയത്തെ സംബന്ധിെച്ചന്നതു കാണിക്കുന്ന ‘സബ്ജക്റ്റ് ലൈൻ’ ആശയവ്യക്തതയോടെ കഴിയുന്നത്ര ചുരുക്കിയെഴുതുക

∙കത്തിലെ അക്ഷരങ്ങളെല്ലാം വലിയ (ക്യാപിറ്റൽ) അക്ഷരങ്ങളിലെഴുതുന്ന ‘ഷൗട്ടിങ് മെയിൽ’ ഒഴിവാക്കുക. സൗമ്യമായി പറയേണ്ടിടത്ത് വിളിച്ചുകൂവുന്ന തോന്നലുളവാക്കരുത്

∙ തുടക്കത്തിലെ ഉപചാരപദങ്ങൾ സന്ദർഭാനുസരണം തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഉപയോഗിക്കുക – Sir, Madam, Dear Sir, My Dear Sir, Dear friend, My Dear friend, Dear Ram, My Dear Ram തുടങ്ങിയവ. Hi, Hello guys, Hello all, Hi folks മുതലായവ വേണ്ട

∙ ചുരുക്കെഴുത്തുകളുണ്ടെങ്കിൽ (abbreviations) അവ സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാവർക്കും സുപരിചിതമായവ  ആയിരിക്കണം

∙രഹസ്യങ്ങളോ ആരെയെങ്കിലും പറ്റിയുള്ള കുറ്റമോ ഇമെയിലിൽ വേണ്ട. മോശമായ ഭാഷ ഉപയോഗിക്കരുത്. കിട്ടുന്നയാളുടെ ഒറ്റ ക്ലിക്കിന് ഇത് ഏവരിലും എത്താം.

∙ അക്ഷരത്തെറ്റോ വ്യാകരണപ്പിശകോ വരാതെ ശ്രദ്ധിക്കണം. ഇത്തരം തെറ്റുകൾ മെയിലിന്റെ ഗൗരവം കുറച്ചേക്കാം. അക്ഷരത്തെറ്റ് ഒഴിവാക്കാൻ സ്പെൽ–ചെക്കിനെ കണ്ണടച്ചു വിശ്വസിക്കരുത്. കമ്പ്യൂട്ടർ ഡിക്‌ഷണറിയിലെ ഏതെങ്കിലും പദം സന്ദർഭത്തിനു ചേരാതെ തെറ്റിനിന്നാൽ, സ്പെൽ–ചെക്ക് തിരിച്ചറിയില്ല. Don’t forget to lick the system എന്നടിച്ചുപോയാൽ അത് lock എന്ന് സ്പെൽ–ചെക്ക് തിരുത്തില്ല.

∙ ഔദ്യോഗിക മെയിലിൽ തമാശ വേണ്ട. പറഞ്ഞുകേൾക്കുമ്പോൾ പൊട്ടിച്ചിരിപ്പിക്കുന്ന ഫലിതം, എഴുതിക്കാണുമ്പോൾ വേറെ വികാരമാവാം ജനിപ്പിക്കുക. രാഷ്ടാന്തരമെയിലുകൾ വിവിധ സംസ്കാരങ്ങളിൽപ്പെട്ടവരാകാം വായിക്കുന്നത്. നമ്മുടെ നർമ്മം മറ്റൊരു സംസ്കാരത്തിൽ മര്യാദകേടായി തോന്നാം.

∙എന്തെങ്കിലും കൃത്യം ചെയ്തുകിട്ടാനാണ് മെയിലെങ്കിൽ അക്കാര്യം വ്യക്തമാക്കുക. പശ്ചാത്തലം വിവരിച്ചിട്ട്, കിട്ടുന്നയാൾ സംഗതി ഊഹിച്ചെടുത്തുകൊള്ളുമെന്ന് കരുതേണ്ട.

∙ മേൽവിലാസക്കാരന് പ്രാധാന്യം കൊടുക്കുക, കൃത്യമായ ഭാഷ ഉപയോഗിക്കുക തുടങ്ങി സാധാരണ കത്തിലെ മര്യാദകളെല്ലാം ഇമെയിലിലും വേണം. ആർക്കാണ് എഴുതുന്നതെന്ന കാര്യം എപ്പോഴും മനസ്സിലുണ്ടാവണം.

∙ഏറെ നീട്ടി എഴുതരുത്. കുറഞ്ഞ വാക്കുകൾ, കൂടുതൽ ആശയം എന്നിവ നേടണമെങ്കിൽ പൊടിപ്പും തൊങ്ങലും ഉപേക്ഷിക്കണം. പദകുബേരത ബോദ്ധ്യപ്പെടുത്താനുള്ള മാദ്ധ്യമമല്ല ഇമെയിൽ. നൂറു കണക്കിന് ഇമെയിൽ സന്ദേശങ്ങൾ കിട്ടുന്നയാൾ പെട്ടെന്ന് കാര്യം ഗ്രഹിക്കുകയെന്നതാണ് ലക്ഷ്യം. 

∙സ്ക്രീനിലെ  ഇടതറ്റംമുതൽ വലതറ്റം വരെ നെടുനെടുങ്കനായി നീട്ടിയെഴുതിയാൽ വായിക്കാൻ പ്രയാസമാവും. അതൊഴിവാക്കാം.

∙ഇമോജികൾ വേണ്ട. ഇവ നിസ്സാരനെന്ന തോന്നലുളവാക്കിയേക്കാം. വളരെയടുപ്പമുള്ളവർ തമ്മിലാകുമ്പോൾ തകരാറില്ലെങ്കിലും, ഔദ്യോഗിക മെയിലിൽ ഇവ ഉപയോഗിക്കാനുള്ള വെമ്പൽ ഉപേക്ഷിക്കുക. ആശ്ചര്യചിനഹ്നം (!) വാരിക്കോരി മെയിലിൽ ചേർക്കരുത്. Great എന്നതിന് gr8, For you എന്നതിന് 4U മുതലായവ ഒഴിവാക്കാം.

∙അക്ഷരത്തിൽ പല നിറങ്ങളും കലർത്തുക, അസാധാരണമായ ഫോണ്ടുകൾ (അക്ഷരങ്ങൾ) ഉപയോഗിക്കുക, ഏറെ വലിപ്പമുള്ളതോ തീരെ ചെറുതോ ആയ അക്ഷരങ്ങളിലെഴുതുക എന്നിവയും വേണ്ട. 

∙‘ഉള്ള കാര്യം ഞാൻ ആരോടും വെട്ടിത്തുറന്നു പറയും’ എന്ന തെറ്റായ സമീപനം ഇമെയിലിൽ വിശേഷിച്ചും അരുത്. ഇമെയിലിലെ കോപം പക്വതയുടെ ലക്ഷണമല്ല. ഏതു സ്ഥാപനത്തെയും വിജയത്തിലേക്കു നയിക്കുന്നത് സഹകരണവും വിട്ടുവീഴ്ചയും കൂട്ടായ പ്രയത്നവും ആണ്

∙CC (കാർബൺ കോപ്പി), BCC (ബ്ലൈൻഡ് കാർബൺ കോപ്പി) എന്നിവയുടെ ഉപയോഗത്തിൽ വിവേചനം വേണം. ആർക്കെല്ലാം മെയിലിന്റെ പകർപ്പു കിട്ടിയെന്ന് CCക്കാർക്ക് അറിയാം. BCC ആകുമ്പോൾ അയയ്ക്കുന്നയാൾക്കു മാത്രമേ ആർക്കെല്ലാം മെയിൽ പോയെന്ന് അറിയാനാവൂ. മെയിൽ കാണേണ്ട ആവശ്യമില്ലാത്തവരെ CCയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തരുത്. BCCയിൽപ്പെട്ടയാളുകൾക്ക് മെയിൽ കിട്ടിയ വിവരം മുഖ്യമേൽവിലാസക്കാരൻ അറിയില്ല. (ഈ ‘കാർബൺ’ പ്രയോഗമെല്ലാം അന്യംനിന്നു പോയ ടൈപ്‌റൈറ്റിങ് യുഗത്തിന്റെ അവശിഷ്ടങ്ങളാണ്.)

∙ മെയിൽ കിട്ടിയ വിവരം അറിയിക്കുന്നത് കേവലമര്യാദ. രണ്ടു ദിവസമായിട്ടും പ്രതികരണമില്ലാതെ വന്ന് ‘മെയിൽ കിട്ടിയില്ലേ?’ എന്നു ഫോണിൽ ചോദിക്കുമ്പോൾ, ‘എന്നേ കിട്ടി’ എന്ന മറുപടി പറയേണ്ടി വരുന്നത്, മെയിലയച്ചയാളിൽ നീരസമുണ്ടാക്കാം. മറുപടി അർഹിക്കുന്ന മെയിലുകളുടെ കാര്യത്തിൽ, കഴിയുന്നത്ര വേഗം മറുപടി അയയ്ക്കുക. അതിനു കഴിയാത്ത സന്ദർഭങ്ങളിൽ Reply ക്ലിക് ചെയ്ത് രണ്ടു വാക്കെഴുതാൻ എത്ര തിരക്കിലും കഴിയണം. വിശദമായ മറുപടി പിന്നീടയയ്ക്കുകയുമാകാം

∙ഇമെയിൽ കിട്ടേണ്ടയാളിന്റെ ഐഡി (വിലാസം) കത്തെഴുതിത്തീർത്തിട്ടു ചേർത്താൽ മതി. 

∙നിങ്ങളുടെ ഐഡി പ്രഫഷനലായിരിക്കണം. നർമ്മപദങ്ങളും മറ്റും ചേർത്തുണ്ടാക്കുന്ന ഐഡി ഔദ്യോഗികാവശ്യങ്ങൾക്കു ചേർന്നതല്ല. മിക്കപ്പോഴും കമ്പനിപ്പേരിലെ ബീജാക്ഷരങ്ങൾ ചേർത്ത ഐഡി, ജീവനക്കാർക്കു നൽകാറുണ്ട്. അവ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് ശരിയായ രീതി

∙പലർക്കും കിട്ടത്തക്കവിധം മേലധികാരി അയയ്ക്കുന്ന ഇമെയിൽ കിട്ടിയാൽ ‘Reply all’ ക്ലിക് ചെയ്യേണ്ട

∙ നിങ്ങളുടെ പേരും ഔദ്യോഗികസ്ഥാനവും വിലാസവും ഫോൺ നമ്പറും ചേർത്ത ‘സിഗ്നേച്ചർ ബ്ലോക്’ ഉണ്ടാക്കി വച്ചിരുന്നാൽ അവയെല്ലാം ഓരോ തവണയും അടിച്ചുചേർക്കേണ്ടിവരില്ല. പല സ്ഥാപനങ്ങളിലും ചില അറിയിപ്പുകൾ മെയിലിനു താഴെ ചേർന്ന‌ു വരും. ഇത്‌ രഹസ്യമാണ്. ലക്ഷ്യമിടാത്തവർക്കു തെറ്റിക്കിട്ടിയാലുടൻ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യണമെന്നും മറ്റും കമ്പനിയുടെ നയമനുസരിച്ച് ചേർത്തിരിക്കും.

∙തുടക്കത്തിലെ Sir, Dear Sir, തുടങ്ങിയ ഉപചാരപദങ്ങൾ പോലെ മെയിൽ അവസാനിപ്പിക്കുന്നതിലും മാന്യത പാലിക്കണം. മെയിലയച്ചത് ആരെന്ന് ഒടുവിൽ കൊടുത്തില്ലെങ്കിലും മുകളിലെ ഐഡിയിൽ നിന്ന് ആളെ തിരിച്ചറിഞ്ഞുകൊള്ളുമല്ലോ എന്ന മനോഭാവം വേണ്ട.

∙ മറ്റാർക്കെങ്കിലുമുള്ള മെയിൽ തെറ്റിവന്നാൽ അക്കാര്യം അയച്ചയാളെ  Replyവഴി അറിയിക്കുക

∙ പല തവണ തിരിച്ചും മറിച്ചും പോയ മെയിലുകളിൽ ക്രമാധികമായി കാരെറ്റുകൾ (>>>>) ഉണ്ടെങ്കിൽ, അവ നീക്കി പേജ് ശുദ്ധമാക്കി എഴുത്തുകുത്തു തുടരുക. യുക്തമെങ്കിൽ വിഷയത്തിലും (സബ്ജക്റ്റ് ലൈൻ) മാറ്റം വരുത്താം.

∙ഭാരിച്ച അറ്റാച്മെന്റ് അയയ്ക്കുന്നതിനു മുൻപ്, അതിന് അനുമതി ചോദിക്കുന്നതു മര്യാദ. അല്ലാത്ത പക്ഷം മേൽവിലാസക്കാരന്റെ മെയിൽ ബോക്സ് നിറഞ്ഞുകവിയുന്നതിനും മെയിൽ ബൗൺസ് ചെയ്യുന്നതിനും ഇടവരാം.

∙നിശ്ചയിച്ചുവച്ചിരുന്ന മീറ്റിങ് അപ്രതീക്ഷിതമായി ഒരു മണിക്കൂർമുൻപ് റദ്ദാക്കിയതുപോലെയുള്ള അടിയന്തരകാര്യങ്ങൾ ഇമെയിൽവഴി അയച്ചിട്ട് ഞാൻ അറിയിച്ചിരുന്നല്ലോ എന്ന് പറയുന്നത് മര്യാദയല്ല. 

ഏറെ ദുഃഖകരമായ സംഭവങ്ങൾ ഇമെയിൽവഴി അറിയിക്കുന്ന രീതി കഴിയുമെങ്കിൽ ഒഴിവാക്കാം. ഇമെയിലടക്കം ഏതു കത്തും കത്തെഴുതുന്നയാളുടെ വ്യക്തിത്വം വിളിച്ചോതുമെന്നത് മറക്കാതിരിക്കാം.

English Summary: Career Column By BS Warrier