ആര്, ആർക്ക്, എന്ന്, എവിടെ നിന്ന്, എന്തിനാണ് കത്ത് എഴുതുന്നത് എന്ന കാര്യം ചോദ്യത്തിൽ നിന്ന് വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കിയ ശേഷമേ അതു തയാറാക്കാൻ തുടങ്ങാവൂ.

Letters രണ്ടു തരമാണുള്ളത് -

ഔദ്യോഗിക കത്തുകളും (formal) അനൗദ്യോഗിക (informal) കത്തുകളും. ഔദ്യോഗിക ആവശ്യങ്ങൾക്ക് എഴുതുന്ന കത്തുകളാണ് formal letters. ഒരു ഔദ്യോഗിക കാര്യം അറിയാനോ, അറിയിക്കാനോ, അനുവാദം വാങ്ങാനോ പരാതി നൽകാനോ ഒക്കെ എഴുതുന്ന കത്തുകൾ ഈ ഗണത്തിൽ പെടും. സർക്കാരിനോ അല്ലെങ്കിൽ ബിസിനസ് ആവശ്യത്തിനോ ജോലി ആവശ്യത്തിനോ ഒരു പത്രത്തിലേക്കോ ഒക്കെ അയയ്ക്കുന്ന കത്തുകൾ ഔദ്യോഗിക കത്തുകളിൽ പെടും. പ്രത്യേക ചട്ടക്കൂടുകളൊന്നും ഇല്ലാതെ അനുഭവങ്ങളും വികാരവിചാരങ്ങളും സുഹൃത്തുക്കൾ, ബന്ധുക്കൾ തുടങ്ങിയവരെ അറിയിക്കുന്നവയാണ് informal letters. ഒരാളുടെ ജീവിതത്തിൽ ഉണ്ടായ ഒരു അനുഭവം അല്ലെങ്കിൽ വായിച്ച ഒരു പുസ്തകത്തെക്കുറിച്ചുള്ള അഭിപ്രായം തനിക്ക് പ്രിയപ്പെട്ട മറ്റൊരാളെ അറിയിക്കാൻ കത്ത് എഴുതിയാൽ അത് ഒരു informal letter ആയി. Formal letters ന്റെ ഭാഷ ഔദ്യോഗികം ആയിരിക്കും. എന്നാൽ informal letters ന്റെ ഭാഷ friendly ആവാം. 

ഡയറിയുടെ കാര്യത്തിൽ എന്ന പോലെ ഏതു കഥാപാത്രത്തിന്റെ കത്ത് എഴുതാൻ പറഞ്ഞാലും നമ്മൾ ആ കഥാപാത്രമാണെന്നു ചിന്തിക്കുക വളരെ പ്രധാനമാണ്. ആർക്കാണോ അയയ്ക്കുന്നത് ആ ആൾക്ക് ഈ കത്ത് ലഭിച്ചു വായിച്ചു കഴിയുമ്പോൾ ഈ കഥാപാത്രം ശരിക്കും അയച്ച ഒരു കത്തു പോലെത്തന്നെ തോന്നണം. പറയേണ്ട കാര്യങ്ങൾ ഏറ്റവും ലളിതമായും ചുരുക്കത്തിലും പറയാൻ ശ്രമിക്കണം.

കംപ്യൂട്ടറും ആധുനിക വാർത്താവിനിമയ സംവിധാനങ്ങളും വ്യാപകമാകും മുൻപ് കത്തുകൾക്ക് രാജ്യാന്തര തലത്തിൽ ഏതാണ്ട് ഏകീകൃതമായ ഒരു നിശ്ചിത ഫോർമാറ്റ് ഉണ്ടായിരുന്നു. എന്നാൽ കംപ്യൂട്ടർ ഉൾപ്പടെയുള്ള ഉപകരണങ്ങളിൽ കത്തുകൾ തയാറാക്കാൻ തുടങ്ങിയതോടെ ടൈപ് ചെയ്യാനുള്ള എളുപ്പത്തിനായി എല്ലാം ഇടതു വശത്തു നിന്നു തുടങ്ങുന്ന രീതി രാജ്യാന്തര തലത്തിൽ സ്വീകരിച്ചു വരുന്നു.
 

Formal Letters ൽ ഉറപ്പായും ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട കുറച്ചു കാര്യങ്ങൾ ഇനി സൂചിപ്പിക്കാം

∙അയയ്ക്കുന്ന ആളുടെ വിലാസം (Sender’s Address)

∙കത്ത് എഴുതുന്ന തീയതി (Date)

∙കത്ത് ലഭിക്കേണ്ട ആളുടെ അല്ലെങ്കിൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഔദ്യോഗിക പേരും വിലാസവും (Receiver’s Address)

∙കത്തിന്റെ ഉദ്ദേശം - വിഷയം (Subject)

∙ലഭിച്ച ഒരു കത്തിനുള്ള മറുപടിയെങ്കിൽ - റഫറൻസ് (Reference)

∙അഭിസംബോധന (Salutation) e.g. Sir / Madam etc.

∙കത്തിന്റെ പിന്നീടുള്ള ഭാഗത്തെ പാരഗ്രാഫുകളായി തിരിക്കുന്നത് നന്നായിരിക്കും. ഉദാഹരണത്തിന് ഒന്നാം പാരഗ്രാഫിൽ സ്വയം പരിചയപ്പെടുത്തലും, കത്ത് അയയ്ക്കുന്നതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും, രണ്ടാം പാരഗ്രാഫിൽ കൂടുതൽ വിവരങ്ങളും, conclusion ആയി ഒരു പാരഗ്രാഫും.

∙കത്ത് ചുരുക്കൽ (Complimentary Closing) e.g. Yours sincerely

∙ഒപ്പും (Signature), പേരും (Name), തസ്തിക ഉണ്ടെങ്കിൽ അതും (Designation)
 

Informal Letters ൽ ഉറപ്പായും ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ ഇനി നോക്കാം.

∙അയയ്ക്കുന്ന ആളുടെ വിലാസം (Sender’s Address)

∙കത്ത് എഴുതുന്ന തീയതി (Date)

∙അഭിസംബോധന (Salutation) e.g. My Dearest Rahul etc.

∙ആദ്യ പാരഗ്രാഫിൽ ക്ഷേമാന്വേഷണങ്ങളും പിന്നീടുള്ളതിൽ ഈ കത്തെഴുതുന്നതിന്റെ കാരണവും അവസാന പാരഗ്രാഫിൽ conclusion ഉം ആവാം.

∙കത്ത് ചുരുക്കൽ (Complimentary Closing) e.g. With Love etc.

∙പേര്