‘വർക് ഫ്രം ഹോം’- വെറുതെ നാണം കെടല്ലേ; അറിഞ്ഞിരിക്കണം 10 മര്യാദകൾ

ലോക്ഡൗൺ കാലത്ത് ‘വർക് ഫ്രം ഹോം’ തിരക്കിലിരിക്കുന്ന മകനോട് അമ്മ ചോദിക്കുന്നു– ‘‘ഡാ, കുക്കറിൽ എത്ര വിസിലായി ?’’ മകൻ പകച്ചുനിൽക്കുമ്പോൾ അതാ മുന്നിലെ കംപ്യൂട്ടറിൽനിന്നൊരു ശബ്ദം– ‘‘ആന്റീ, മൂന്നെണ്ണമായി.’’ വിഡിയോ കോളിലുണ്ടായിരുന്ന സീനിയർ മാനേജരാണ്.

സമൂഹമാധ്യമങ്ങളിൽ ഏറെ പ്രചരിച്ച തമാശയാണിതെങ്കിലും ജോലിയും പഠനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിഡിയോ കോളുകൾ അത്ര തമാശയാണോ ? അല്ലെന്നു മാത്രമല്ല, സാധാരണ മീറ്റിങ്ങുകളേക്കാൾ ശ്രദ്ധ അർപ്പിക്കേണ്ടതുമാണ്. ടേബിൾ മാനേഴ്സ് പോലെ വിഡിയോ കോൾ മാനേഴ്സും കൃത്യമായി പാലിച്ചില്ലെങ്കിൽ നാണംകെടുമെന്നുറപ്പ്

ഇവ ശ്രദ്ധിക്കാം

വേഷം: ഓഫിസ് വേഷം തന്നെയാകാം. അരയ്ക്കു മുകളിൽ മാത്രം ഫോർമൽസ് മതിയെന്നു വയ്ക്കരുത്. അത്യാവശ്യമായി എഴുന്നേൽക്കേണ്ടിവരികയോ, ക്യാമറ താഴേക്കു വീഴുകയോ ചെയ്താലോ ?

തയാറെടുപ്പ്: വിഡിയോ കോളിനു മുൻപ് ഇന്റർനെറ്റ് സിഗ്നൽ ഉറപ്പാക്കുക. മൈക്കും ക്യാമറയും പരിശോധിക്കുക. 15 മിനിറ്റ് മുൻപ് ഒരു സുഹൃത്തിനെ വിളിച്ച് ഇതെല്ലാം ഉറപ്പാക്കാം. പുറത്തുനിന്നുള്ള ശബ്ദമില്ലാത്ത സ്ഥലമായിരിക്കണം. ആവശ്യമെങ്കിൽ നോയിസ് കാൻസലേഷൻ സംവിധാനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാം. മീറ്റിങ്ങിന് അജൻഡ നിശ്ചയിക്കുക.

ക്യാമറ ആൻഡ് ലൈറ്റ്: ക്യാമറയുടെ നടുക്ക് നമ്മൾ തന്നെ ഫോക്കസിൽ വരുംവിധം ക്രമീകരിക്കുക. കണ്ണിനു നേരെയായിരിക്കണം ക്യാമറ. ആവശ്യമെങ്കിൽ പുസ്തകങ്ങൾ വച്ച് ലാപ്ടോപ്/ ക്യാമറ ഉയർത്തുക.

മുഖത്ത് എല്ലായിടത്തും ഒരുപോലെ വെളിച്ചം വീഴണം. മുകളിൽ നിന്നുള്ള ലൈറ്റാണെങ്കിൽ കണ്ണ് ഇരുണ്ടുപോകും. പിന്നിൽനിന്ന് അമിതമായ വെളിച്ചം വരുന്നതും നല്ലതല്ല. സൈഡ് ലൈറ്റിങ് ആണ് ഉചിതം.

ബാക്ഗ്രൗണ്ട്: പശ്ചാത്തലം വൃത്തിയായിരിക്കണം. പുസ്തക ഷെൽഫും ഓഫിസ് സാമഗ്രികളും ബാക്ഗ്രൗണ്ടായാൽ നല്ലത്. സൂം (Zoom) പോലെയുള്ള പ്ലാറ്റ്ഫോമുകളിൽ ഇഷ്ടമുള്ള ബാക‍്ഗ്രൗണ്ട് തിരഞ്ഞെടുക്കാം.

പെരുമാറ്റം: മുഖത്തു ചെറുപുഞ്ചിരി വേണം. സ്വന്തം പേര് പറഞ്ഞ് തുടങ്ങുക. ചുരുക്കി സംസാരിക്കുക.

ഇടപെടൽ: മറ്റൊരാൾ സംസാരിക്കുമ്പോൾ ഇടയ്ക്കു കയറരുത്. ആ സമയത്ത് മൈക്ക് മ്യൂട്ട് ചെയ്യുക. ആവശ്യമെങ്കിൽ കയ്യുയർത്തുക. ‘റെയ്സ് യുവർ ഹാൻഡ്’ ഓപ്ഷനും സൂമിലുണ്ട്. മീറ്റിങ്ങിലുള്ളവർ പരസ്പരം സംസാരിക്കാൻ ചാറ്റ് ഓപ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുക. മീറ്റിങ്ങിൽ തീർത്തും മിണ്ടാതിരിക്കുന്നതും നല്ല ശീലമല്ല.

മ്യൂട്ട്/ അൺമ്യൂട്ട്: മ്യൂട്ട് ചെയ്ത നിലയിൽ സംസാരിക്കരുത്. നിങ്ങൾ പറയുന്നത് മറ്റുള്ളവർക്ക് കേൾക്കാനാവില്ലെന്നു മാത്രമല്ല, നിങ്ങൾക്ക് ശ്രദ്ധയില്ലെന്നും ധരിക്കും.

ശ്രദ്ധ: മറ്റൊരാൾ സംസാരിക്കുമ്പോൾ ശ്രദ്ധയോടെ കേൾക്കുക; ആ സമയത്ത് ഇമെയിൽ നോക്കുന്നതും എന്തെങ്കിലും ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതും അദ്ദേഹത്തെ അപമാനിക്കുന്നതിനു തുല്യമാകും. ഭക്ഷണം കഴിച്ചുകൊണ്ട് മീറ്റിങ്ങിൽ പങ്കെടുക്കുകയുമരുത്.

നോട്ടം: മീറ്റിങ് തീരും വരെ കഴിവതും ക്യാമറയിലേക്കു നോക്കിയിരിക്കുക. ചെറുതായി കണ്ണു തെറ്റിയാൽ പോലും ശ്രദ്ധ തിരിഞ്ഞതായി മറ്റുള്ളവർക്കു തോന്നും.

എക്സ്ക്യൂസ് മീ: മീറ്റിങ്ങിനിടെ ഒഴിവാക്കാൻ പറ്റാത്ത എന്തെങ്കിലും വന്നാൽ മാത്രം ‘എക്സ്ക്യൂസ് മീ’ പറഞ്ഞ് ഇറങ്ങാം. വിഡിയോ ഓഫാക്കിയ ശേഷം മാത്രം എഴുന്നേൽക്കുക.

അഡ്മിൻസ് ശ്രദ്ധിക്കാൻ

∙ ഐസ് ബ്രേക്ക്: മീറ്റിങ് ഔദ്യോഗികമായി ആരംഭിക്കുന്നതിനു 15 മിനിറ്റ് മുൻപ് കണക്ട് ചെയ്ത് ഐസ് ബ്രേക്കിങ് നടത്തുക. പ്രധാന എക്സിക്യൂട്ടീവുകളെ ഈ സമയത്ത് ഉൾപ്പെടുത്തണമെന്നില്ല. എല്ലാം ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കാം.

∙ ടൈം സോൺ: പല രാജ്യത്തുനിന്നുള്ളവർ പങ്കെടുക്കാൻ സാധ്യതയുള്ളതിനാൽ എല്ലാവർക്കും അനുയോജ്യമായ സമയം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തലേന്നും മീറ്റിങ്ങിന് ഒരു മണിക്കൂർ മുൻപും മെയിൽ വഴി റിമൈൻഡർ അയയ്ക്കാം.

∙ അവതരണം: പങ്കെടുക്കുന്നവരെ തുടക്കത്തിൽ പരിചയപ്പെടുത്തണം. അവതരണത്തിനിടെ മറ്റുള്ളവരുടെ ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ഇടംകൊടുക്കാനായി നിർത്തി നിർത്തി സംസാരിക്കാം. മീറ്റിങ്ങിൽ പങ്കുവച്ച ഡോക്യുമെന്റുകളും പ്രസന്റേഷനുകളും പറ്റുമെങ്കിൽ 24 മണിക്കൂറിനകം എല്ലാവർക്കും അയച്ചുകൊടുക്കുക. ക്യൂ ആൻഡ് എ, ലൈവ് ഡിസ്കഷൻ എന്നിവയിലുയരുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഒരാൾക്കു ചുമതല നൽകുക.

∙ പ്ലാറ്റ്ഫോം: സൂം, മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ടീംസ്, സിസ്കോ വെബെക്സ്, ഗൂഗിൾ ഹാങ്ങൗട്ട്സ് തുടങ്ങിയ പ്ലാറ്റ്ഫോമുകളിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ ആവശ്യമനുസരിച്ച് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.