ഈ വാട്‌സാപ് കാലത്തും സജീവമായി നില്‍ക്കുകയാണ് ഇമെയില്‍ എന്നത് അദ്ഭുതപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു കാര്യമാണ്. ഇപ്പോള്‍ അയക്കപ്പെടുന്ന ഇമെയിലുകളുടെ എണ്ണമറിഞ്ഞാല്‍ പലരും ഞെട്ടും. 2018ല്‍ മാത്രം അയയ്ക്കപ്പെട്ടത് 281 ബില്ല്യന്‍ മെയിലുകള്‍! ഇതാകട്ടെ, 2021 ആകുമ്പോള്‍ 333 ബില്ല്യന്‍ ആകുമെന്നാണ് പറയുന്നത്. ലോക ജനസംഖ്യയുടെ മൂന്നിലൊന്നാളുകള്‍ 2019 അവസാനത്തോടെ ഇമെയില്‍ ഉപയോക്താക്കളായി തീരുമെന്നും പറയുന്നു. മക്കവാറും ഔദ്യോഗിക സന്ദേശങ്ങള്‍ മെയിലുകളായി തീരുകയാണ്. അയയ്ക്കാനും സൂക്ഷിക്കാനും എളുപ്പമാണ് എന്നതൊക്കെയാണ് ഇമെയിലുകള്‍ പ്രിയപ്പെട്ടതാകാനുള്ള കാരണങ്ങള്‍. ചില ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും മറ്റും തങ്ങളുടെ ഇന്‍ബോക്‌സിൽ എത്തുന്ന മെയിലുകള്‍ മുഴുവന്‍ പരിശോധിച്ചു തീര്‍ക്കാനുമാകില്ല. ഈ പ്രശ്‌നം, ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ (Inbox Zero) പോലത്തെ ചല പദാവലി പോലും സൃഷ്ടിക്കാനിടയാക്കുന്നു.
ഇലക്ട്രോണിക് മെയില്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ഇമെയിലിന്റെ തുടക്കം 1960ളിലായിരുന്നു. ഇപ്പോഴത്തെ തരം മെയിലുകള്‍ ഉരുത്തിരിയുന്നത് 1970കളുടെ മധ്യത്തോടെയായിരുന്നു. സ്വകാര്യ കംപ്യൂട്ടറുകളുടെയും പിന്നീട് ഇന്റര്‍നെറ്റ് കണക്ഷനുള്ള ഫോണുകളുടെയും കാലമായപ്പോള്‍ മെയില്‍ കുതിച്ചു വളര്‍ന്നു. ഇമെയില്‍ വിലാസം അത്രമേല്‍ ആവശ്യവും ആധികാരികവുമായി. എഒഎല്‍ മെയില്‍, ജിമെയില്‍, ഔട്‌ലുക്, ഹോട്‌മെയില്‍, യാഹൂ എന്നിവ മുതല്‍ എണ്ണിയാലൊടുങ്ങാത്ത ഇമെയില്‍ സേവനദാദാക്കളും ഉണ്ടായി.
ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ
ഇന്ന് പല ജോലിക്കാരുടെയും കാര്യത്തില്‍, ഔദ്യോഗിക കൃത്യനിര്‍വ്വഹണത്തിന്റെ ഒരു പ്രധാന പങ്ക് ഇമെയില്‍ പരിശോധിക്കലാണ്. ഒരാളുടെ മെയില്‍ ബോക്‌സിലെ പരിശോധിക്കാത്ത മെയിലുകളുടെ എണ്ണം പൂജ്യമാകുന്നതിനെയാണ് ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ എന്നു വിളിക്കുന്നത്. ധാരാളം മെയിലുകളുമായി മല്ലടിക്കേണ്ടിവരുന്നവര്‍ ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ ആയി എന്നു കണ്ടാല്‍ ആശ്വസിക്കാതിരിക്കില്ല. എന്നാല്‍, കഴിഞ്ഞ വര്‍ഷം പത്തു ദിവസത്തെ ക്രിസ്മസ് അവധിക്കു പോയി തിരിച്ചെത്തിയപ്പോള്‍ മെയില്‍ ബോക്‌സില്‍ തുറക്കാത്ത സന്ദേശങ്ങളുടെ എണ്ണം 3784 ആണെന്നു കണ്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ മാനസികാവസ്ഥയാണ് ഈ കുറിപ്പിന് ആധാരം. അദ്ദേഹത്തെ നമുക്ക് ഷാജിയെന്നു വിളിക്കാം. ഇതില്‍ എത്രയെണ്ണം തുറക്കാതെ വിടാം? വന്ന ചെക്കുകളടങ്ങുന്ന മെയിലുകള്‍ ഏതെങ്കിലും കാണാതെ പോയാല്‍ കമ്പനി പൈസ തന്റെ കയ്യില്‍നിന്ന് ഈടാക്കുമോ എന്നൊക്കെയാണ് മെയിലുകൾ നോക്കി ഷാജി ചിന്തിച്ചത്.
പൊതുവെ, ഷാജി ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ ഉറപ്പാക്കുന്നയാളുമാണ്. ഇപ്പോള്‍ മെയില്‍ ബോക്‌സില്‍ കിടക്കുന്ന പലതും ഒരു ഉപകാരവുമില്ലാത്ത ന്യൂസ് ലെറ്ററുകളും, സോഷ്യല്‍ മീഡിയ നോട്ടിഫിക്കേഷനുകളും, പരസ്യങ്ങളുമാണ്. സാധാരണ പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങളില്‍ അവ വരുമ്പോള്‍ ഔദ്യോഗികവൃത്തിയില്‍ നിന്ന് ഒരുന്നുണരാന്‍ അനുവദിക്കുമെന്നതാണ് ഇത്തരം മെയിലുകളെ ഒഴിവാക്കാതിരിക്കാന്‍ കാരണം. കുത്തിയിരുന്ന് ആവശ്യമില്ലാത്ത മെയിലുകള്‍ ഒരു ദാക്ഷിണ്യവുമില്ലാതെ നശിപ്പിക്കുക എന്നതായിരുന്നു ഷാജിയെടുത്ത ആദ്യ നടപടി. തനിക്കു പറ്റിയ അക്കിടി സഹപ്രവര്‍ത്തകനോടു പറഞ്ഞപ്പോഴാണ് ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോയുടെ വിപരീതമായ മെയില്‍ ബോക്‌സുകളെ വിശേഷിപ്പിക്കുന്ന പേരു പറഞ്ഞു കിട്ടിയത്ത്, ഇന്‍ബോക്‌സ് ഇന്‍ഫിനിറ്റി. ഇന്‍ബോക്‌സ് ഇന്‍ഫിനിറ്റി ഇഷ്ടപ്പെടുന്നയാളുകള്‍ ഒരു മെയില്‍ പോലും തുറന്നു നോക്കില്ല. ഷാജി ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോയിലെത്തിച്ചു നിർത്തുന്നതിന്റെ രഹസ്യം ചിലര്‍ക്കെങ്കിലും ഉപകരിച്ചേക്കാം. ജോലി സമയത്തു വരുന്ന മെയിലുകള്‍ക്ക് അപ്പോള്‍ത്തന്നെ മറുപടി അയയ്ക്കുക എന്ന നയമാണ് അദ്ദേഹമൊരു വിട്ടുവീഴ്ചയുമില്ലാതെ പിന്തുടരുന്നത്.
തുറക്കാതെ കിടക്കുന്ന മെയിലുകളെക്കുറിച്ചു ചിന്തിക്കുന്നതു തന്നെ ചിലര്‍ക്ക് തലവേദന വരുത്തുന്ന കാര്യവുമാണ്. വന്‍ കമ്പനികളില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ ഒരു സ്വപ്‌നം മാത്രമാണ്. അതുകൊണ്ടാണ് ചിലര്‍ ഇന്‍ബോക്‌സ് ഇരുപത്തിരണ്ട് എന്ന ആശയവുമായി എത്തിയത്. ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോയ്ക്കും ഇന്‍ഫിനിറ്റിക്കുമിടയില്‍ ഒരു സംഖ്യ. ഏകദേശം 22 മെയില്‍ വരെ കിടന്നാല്‍ താന്‍ വിഷമിക്കില്ലെന്ന സന്ദേശം സ്വയം അംഗീകരിപ്പിക്കുന്നവരാണ് ഷാജിയുടെ സുഹൃത്തടക്കമുള്ള ഇതില്‍ വിശ്വസിക്കുന്നവര്‍.
ഇന്ന് ഡെവലപ്പര്‍മാര്‍ ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ എന്ന ആശയം ആപ്പുകളായി എത്തിക്കുന്നുണ്ട്. ഒരു ആപ്പിന്റെ പേരുതന്നെ ഇന്‍ബോക്‌സ് സീറോ എന്നാണ്. മെയിലുകളെ വര്‍ഗ്ഗം തിരിച്ച് കാണിക്കുക എന്നതാണ് ഇതിലൂടെ ലക്ഷ്യമിടുന്നത്. പക്ഷേ, പല ഉപയോക്താക്കള്‍ക്കും തങ്ങള്‍ക്കു ഇമെയിലില്‍ വരുന്ന ഡിജിറ്റല്‍ ചവറ് സഹിക്കാനേയാകുന്നില്ല. അത്തരക്കാര്‍ ആദ്യം മനസ്സിലാക്കേണ്ടത് ഇത് ആധുനിക ഓഫിസുകളില്‍ ഒഴിവാക്കാനാകാത്ത ഒന്നാണ് എന്നതാണ്. ന്യൂസ് ലെറ്ററുകള്‍, പരസ്യങ്ങള്‍ പോലെയുള്ള മെയിലുകള്‍ക്ക് അടിയില്‍ അണ്‍സബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ഓപ്ഷന്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും. അവിടെയെത്തി അണ്‍സബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ചെയ്യുക എന്നതാണ് വെടിപ്പുള്ള മെയില്‍ബോക്‌സ് സ്വപ്‌നം കാണുന്നവര്‍ക്ക് എടുക്കാവുന്ന ആദ്യ നടപടി. പ്രൊഡക്ട് റിവ്യുകളും മറ്റും സൈറ്റില്‍ നേരിട്ടെത്തി വായിച്ചാല്‍ മതി. അതിനും ഇമെയില്‍ അലേര്‍ട്ട് വയ്‌ക്കേണ്ട.
മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ ഹോട്‌മെയില്‍, ഔട്‌ലുക്ക് എന്നിവയില്‍ 'ഫോക്കസ്ഡ്' ഇന്‍ബോക്‌സില്‍ അവര്‍ തന്നെ പ്രാധാന്യമുള്ള മെയിലുകള്‍ വേര്‍തിരിച്ചിടും. ചപ്പും ചവറും 'അതര്‍' വിഭാഗത്തിലെത്തിക്കോളും. ജിമെയിലിലെ 'പ്രയോറിറ്റി ഇന്‍ബോക്‌സ്' ആക്ടിവേറ്റു ചെയ്യുന്നതും പ്രശ്‌നം ഭാഗികമായി പരിഹരിക്കും. ആപ്പിളിന്റെ 'വിഐപി' ഓപ്ഷനും ഉപകാരപ്രദമാണ്. മിക്ക മെയില്‍ ബോക്‌സുകളിലും ഫോള്‍ഡറുകള്‍ സ്വയം സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യാം. മെയിലുകള്‍ അവയിലേക്ക് മാറ്റി സൂക്ഷിക്കുന്നതും വളരെ ഉപകാരപ്രദമായിരിക്കും. വരും വര്‍ഷങ്ങളിലൊന്നും മെയില്‍ ശല്യം കുറയില്ല. അതുകൊണ്ട് ഇത്തരം പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ നേരിടുന്നയാളാണെങ്കില്‍, വേണ്ട നടപടികള്‍ സ്വീകരിച്ചു തുടങ്ങാം.
